Thứ Bảy, 17 tháng 11, 2012

POMODORO- hay kỹ thuật quản lý thời gian dành cho người làm việc không có hứng thú ;-)



Câu chuyện bắt đầu với Francesco Cirillo khi ông học đại học, ông không biết phải làm thế nào khi không thể tập trung vào bài học dù chỉ là nửa tiếng. Lúc đó ông thử nghĩ, liệu có thể tập trung toàn bộ tâm trí chỉ trong vòng 10 phút hay không? Cuối cùng thì ông đã có thể tập trung cao độ để học trong vòng 10 phút, nhưng chỉ sau bao nhiêu lần thất bại. Công cụ mà Cirillo sử dụng lúc đó là một chiếcthiết bị hẹn giờ có hình quả cà chua (Pomodoro tiếng Ý là quả cà chua).


Sau khi thành công với việc quản lý thời gian của mình Cirillo phát triển kỹ thuật mà hiện giờ rất nhiều người, trong đó có cả các giáo sư và sinh viên cao học, nghiên cứu sinh sử dụng rất thành công để quản lý thời gian của minh - kỹ thuật Pomodoro.

Tôi sẽ trình bày ngắn gọn, kỹ thuật này:

- Điểm chính yếu bạn cần có một thiết bị hẹn giờ, sẽ rất tốt nếu bạn cảm thấy kỹ thuật là hữu ích và mua một chiếc Pomodoro từ website của Cirillo, nhưng để hẹn giờ bạn có thể dùng bất cứ loại đồng hồ nào, hoặc điện thoại di động nào. Hầu hết các loại điện thoại di động hiện tại đều cho phép hẹn giờ theo khoảng thời gian quy định của Pomodoro- 25 phút. Hoặc nếu bạn làm việc thường xuyên trên máy tính, bạn có thể download phần mềm Pomodairo sau http://pomodairo.en.softonic.com/).

- Bước tiếp theo bạn cần hẹn giờ theo khoảng thời gian là 25 phút, sau 25 phút tập trung vào công việc - tập trung ở đây là chỉ làm việc được quy định, không check email, không nghe điện thoại, không vào facebook v.v...Sau 25 phút đó bạn sẽ nghỉ 3-5 phút. Mặc dù có lẽ gần hết thời gian 25 phút bạn muốn làm việc thêm, nhung tin tôi đi, nghỉ 3-5 phút có lợi hơn rất nhiều. Đó là thời gian bạn có thể nghỉ ngơi ngắn, uống nước, làm vài động tác thể dục (hoặc Thái Cực Quyền!). Quan trọng hơn là bạn có thể reflection lại việc mình đang làm. Nhưng tuyệt đối không nghe điện thoại, không check email trong khoảng thời gian nghỉ ngắn đó.

- Cứ sau 4 pomodoro (25 phút tập trung làm việc + 5 phút nghỉ = 30 phút), tức là sau 2 tiếng bạn có 30-45 phút nghỉ. Cứ thế tiếp tục cho hết này làm việc. Cirillo cho rằng có thể làm việc khoảng 12-16 Pomodoro một ngày. Tôi thấy thế cũng khá đúng, riêng với những ngày phải làm việc nhiều tôi có thể tăng lên tới 20 pomodoro. Bạn có cho là nhiều không. Rất nhiều đây, nếu biết rằng thời gian làm việc thực sự trung bình của một giáo sư là 6 tiếng. 6 giờ ở đây là 'net' là thời gian 'ròng", không tính đến đi lại, nói chuyện với đồng nghiệp, checking email v.v...

Vì sao 25 phút? Nhiều nghiên cứu đã cho rằng người ta phần lớn khó tập trung vào môt công việc (không hứng thú - tôi chắc là thê, nhưng ngay cả những công việc có hứng thú cũng cần phải điều độ hóa theo thời gian) quá 30 phút. Vậy 25 phút công với 5 phút nghỉ ngơi là hợp lý. Một số người đề nghị 35-45 phút, tôi không biết như thế nào, nhưng 25+5 là rất tốt với tôi. Thêm vào đó 30 phút là thời gian dễ tính, dễ quản lý cho phép bạn dễ kiểm điểm cũng như dự tính công việc tương lai.Cuối cùng cũng khá hài hước khi bạn nói (với mình hoặc bạn bè) rằng hôm này tôi làm được 14 pomodoro. Tức là 7 giờ làm việc ròng.

Công việc trong một ngày có thể chia làm nhiều tác vụ, ví dụ: làm bài tập số 1, cần 4 pomodoro. Chấm bài tập cho lớp cần 5 pomodoro v.v... Khi số lượng pomodoro quá 5-7  thì nên chia thành các tác vụ nhỏ hơn.

Điểm cuối cùng, Pomodoro cho phép làm việc theo nhóm (xem video clip dưới đây). Một công việc cần nhiều người làm thì có thể phần chia thành nhiều tác vụ, mỗi người làm việc theo một hoặc một số tác vụ kèm theo số lượng pomodoro cho tác vụ đó.

Điểm đặc biệt hữu ích của pomodoro là nó cho phép người sử dụng giải quyết những vấn đề xảy ra trực tiếp, đòi hỏi phải xử lý ngay (hoặc tưởng là cần phải xử lý ngay). Chẳng hạn khi đang làm việc trong một pomodoro, bạn chợt nảy ra ý nghĩ cần phải gửi email cho một nhân vật quan trọng nào đó, nếu không gửi bạn có thể quên mất. Sẽ có hai lựa chọn, một là dừng pomodoro lại để gửi email vì đó là việc rất khẩn cấp nếu không gửi thì sẽ ảnh hưởng tai hại đến mọi việc và bản thân bạn. Như vậy bạn phải dừng pomodoro, và thực hiện việc khẩn cấp đó. Trong trường hợp này pomodoro mà bạn đang làm việc sẽ bị hủy (null). Đây là một quy tắc vàng không có 1/2 hoặc 2/3 pomodoro, hoặc hủy nó hoặc phải hoàn thành nó một khi nó đã khởi động.

Trường hợp thứ hai, khi bạn có thể chuyển việc (tưởng là) khẩn cấp đó vào một thời gian nào đó, bạn ghi nó vào mục Unplanned/Interupted actions và hoàn thành nó vào một thơi gian đã định sau.
Nó cho phép bạn xử lý cả những gián đoạn ngoại lai (external interuption), chẳng hạn đang làm việc một người đến rủ bạn đi ăn trưa. Bạn có hai hướng giải quyết, tương tự như gợi ý ở trên. Một là dừng pomodoro đang làm và hủy nó. Bạn nhớ quy tắc vàng chứ "Không có 1/2 hoặc 2/3 pomodoro, hoặc hủy nó hoặc phải hoàn thành nó một khi nó đã khởi động". Hoặc bạn sẽ bảo "Anh/em/tôi đang làm dở việc bạn/mày/em/anh có thể quay lại sau 25 phút nữa được không?" Hoặc bạn sẽ nói thế này hay hơn "Tôi/em/anh đang ở giữa pomodoro, cậu/mày/em có thê quay lại sau 25 phút nữa đươc không?" Đó là cách pomodoro giúp bạn giải quyết với các gián đoạn bên trong và bên ngoài (internal and external interuptions).



Có thể xem video ngắn dưới đây để hiểu thêm kỹ thuật Pomodoro
http://www.pomodorotechnique.com/

Hoặc xem clip này








(Nguồn: literaturereviewhq.com) 
Muốn tìm hiểu đầy đủ kỹ thuật Pomodoro, xin xem tài liệu miễn phí dưới đây.
http://www.pomodorotechnique.com/download/pdf/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf

Kỹ thuật pomodoro giúp tôi thế nào, cũng như nhiều người đã thử pomodoro, tôi không thể nói tôi khâm phục thế nào vì tính hữu ích, đơn giản, hiệu quả của nó. Nó đã giúp tôi hoàn thành bản thảo bài báo đầu tiên cho một tạp chí chuyên ngành, hoàn thành đề cương nghiên cứu trong vòng 2 tháng trong khi vẫn đảm bảo hoàn thành việc lên lớp, giảng dạy và ...ngủ đầy đủ. Kỹ thuật này có thể ứng dụng đến tất cả mọi ngành, không riêng gì đối với những người dạy và học. Nhưng chắc chắn khi lập ra kỹ thuật này Cirillo nghĩ trước tiến đến những người đang đi học và đang làm công tác nghiên cứu. Tôi đoán phần đông những người dùng pomodoro hiện nay vẫn là người học và giảng viên. Học và viết lách không phải lúc nào cũng dễ dàng. Pomodoro giúp việc đó.

Trước khi kết thúc, tôi muốn nói rằng tiêu đề trên nhằm mục đích gây sự chú ý, thực sự pomodoro luôn có ích với cả những người làm việc có hứng thú lẫn không có hứng thú. Hay thực ra sự phân chia làm việc có hứng thú hay không hứng thú chỉ là giả tạo. Không có công việc nào không đòi hỏi sự cần trọng, chú ý đến từng chi tiết, lúc đó khó có thể nói việc bàn đang làm có hứng thú hay không. Nhưng tôi chắc rằng làm một việc bằng sự cần trọng cần thiết sẽ mang lại cho bạn niềm tự hào (tự tôn?) cảm giác hài lòng khi hoàn thành một tác phẩm (dù cho đó chỉ là chấm một tá bài viết hay làm xong được một bài tập, hay hoàn thành đồ án đúng hạn). Lao động khiến người ta cảm thấy hữu ích và cảm thấy việc mình làm là hứng thú. Vậy nên pomodoro khiến bạn làm việc có kế hoạch và nhất là giúp bạn vượt qua trở ngại tâm lý lớn khi phải đương đầu với những việc bạn tưởng là không mấy hứng thú. 


Hãy thử pomodoro, hàng chục ngàn người trên thế giới đã dùng nó và họ thấy nó có ích, bạn cũng vậy!


Ghi chú vào ngày 2/11/2014: Sau hơn một năm áp dụng kỹ thuật Pomodoro cho công việc của mình tôi nhận thấy răng nếu đang làm việc có đà (có hứng thú) thì nên tiếp tục công việc khi hết pomodoro, không nhất thiết phải dừng lại nửa chừng. Khi viết chẳng hạn, tôi thường có xu hướng viết một mạch 3-4 pomodoro nếu có thể. Nếu khi gặp công việc khó khăn quá, làm nản quá thì chỉ làm một pomodoro thôi rồi nghỉ, chuyền sang việc khác rồi quay làm việc vừa dừng giữa chừng đó. Đến lúc đó lại có hứng thú có thể làm 3-4 pomo khác :-)). Nếu có SmartPhone các bạn có thể download các pomodoro app trên điện thoại. Dùng pomo app có cái hay là nó thống kê cho ta thời gian ta đã làm việc. Tuy nhiên, nếu không có SmartPhone bạn luôn có thể tạo ra một file excel để theo dõi năng suất làm việc của mình. Có thể dùng website này để hẹn giờ cho pomodoro. Chúc các bạn thành công! Happy Pomo!

3 nhận xét:

trieu vodinh nói...

Bài viết hay lắm thầy ạ. Em sẽ thử áp dụng ngay xem thế nào :)

Nguyen Hong Ngoc nói...

Thử đi, như đã nói trong bài viết, hàng ngàn người trên thế giới đã ứng dụng phương pháp này và họ đã thành công.

Nặc danh nói...

thanks for sharing..

Kevin Lynch- Good City Form- Hinh thuc hoan hao cua thanh pho